Individuelle Software: Kundenportal

Ein Kundenportal, in dem Ihre Kunden den Stand ihres Auftrags sehen.

Ein Kundenportal ist ein geschützter Bereich mit Anmeldung. Ihre Kunden sehen dort, wie weit ihr Auftrag ist, laden Unterlagen hoch und geben Freigaben, statt per E-Mail nachzufragen. Auf Wunsch wird das Portal Teil Ihrer bestehenden WordPress-Website. Es gehört zu unserer Leistung Individuelle Software; Ihr Ansprechpartner ist die Person, die das Portal entwickelt.

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Typische Ausgangslagen

Kunden fragen per E-Mail nach, wie weit ihr Auftrag ist. Für jede Antwort sucht jemand im Büro den Auftrag heraus und schreibt eine Nachricht, die nichts Neues enthält.
Unterlagen wandern als E-Mail-Anhang hin und her. Nach einigen Runden liegen mehrere Fassungen vor, und niemand weiß sicher, welche die gültige ist.
Freigaben, etwa für einen Entwurf oder einen Kostenvoranschlag, gehen im Postfach unter. Der Auftrag wartet, bis jemand nachfragt.
Der Stand aller Aufträge steht in einer Tabelle, die nur das Büro sieht. Was der Kunde wissen will, ist dort bereits erfasst, nur kommt er nicht heran.

Trifft eine dieser Lagen auf Ihren Betrieb zu, genügt für den Anfang eine kurze Beschreibung, wie Sie Aufträge heute führen: Anfrage stellen.

Für wen

Ein Kundenportal lohnt sich dort, wo Kunden während eines Auftrags wiederholt etwas wissen, liefern oder entscheiden müssen. Die Branche spielt dabei eine geringere Rolle als die Art der Aufträge. Drei Fälle sind typisch:

Betriebe, deren Aufträge in mehreren Schritten ablaufen, etwa bei Reparatur, Prüfung oder Fertigung. Der Kunde sieht, in welchem Schritt sein Auftrag gerade steht, ohne nachfragen zu müssen.
Dienstleister, die für ihre Arbeit Unterlagen und Freigaben von Kunden brauchen: Pläne, Nachweise, Entwürfe, Vollmachten. Was eingereicht wurde, liegt im Portal beim richtigen Auftrag.
Betriebe mit wiederkehrenden Kunden, die frühere Aufträge und Unterlagen wiederfinden wollen, ohne im Büro danach zu fragen.

Nicht geeignet ist ein eigenes Portal, wenn Ihre Branchensoftware oder ein fertiges Produkt bereits einen Kundenzugang mitbringt, der Ihren Ablauf abdeckt. In diesem Fall empfehlen wir dieses Produkt und richten es ein. Brauchen nur wenige Kunden gelegentlich eine Auskunft, ist eine kurze E-Mail oft der einfachere Weg als ein Portal mit Anmeldung.

Leistungsumfang

Was das Portal umfasst, richtet sich nach Ihrem Ablauf. Die folgenden sechs Bausteine sind in Kundenportalen verbreitet; nicht jedes Portal braucht alle.

Anmeldung und geschützter Zugang

Für die reine Anzeige des Stands genügt oft eine Auftragsnummer. Wer Unterlagen hochlädt oder Freigaben gibt, erhält ein eigenes Benutzerkonto. In beiden Fällen sieht der Kunde nur den Ausschnitt, der ihn betrifft. Das Büro arbeitet mit eigenen Rollen und weiteren Rechten. Welche Rolle was sieht, legen wir mit Ihnen fest, bevor die Entwicklung beginnt.

Stand des Auftrags

Das Portal zeigt die Schritte Ihres eigenen Ablaufs, nicht die eines fremden Programms. Ändert das Büro den Stand, sieht der Kunde ihn beim nächsten Aufruf. Wie das bei einer Reparatur aussieht, zeigt die Referenz weiter unten.

Unterlagen hochladen und abrufen

Kunden laden Pläne, Fotos oder Nachweise direkt beim Auftrag hoch; das Büro stellt Angebote und Berichte an derselben Stelle bereit. Jedes Dokument gehört zu einem Auftrag und liegt nicht in mehreren Postfächern in mehreren Fassungen.

Freigaben

Entwürfe, Kostenvoranschläge oder Änderungen gibt der Kunde im Portal frei, statt per E-Mail zu antworten. Die Freigabe ist beim Auftrag festgehalten und muss nicht im Postfach gesucht werden.

Anbindung an bestehende Programme

Steht der Auftragsstand bereits in einer Branchensoftware oder Warenwirtschaft, liest das Portal ihn über eine Schnittstelle aus, also über einen vorgesehenen Zugang, über den Programme Daten austauschen. Gepflegt wird dann nur an einer Stelle. Ob Ihr Programm eine solche Schnittstelle bietet, klären wir vor dem Angebot.

Teil Ihrer bestehenden Website

Läuft Ihre Website mit WordPress, kann das Portal als Erweiterung (Plugin) in derselben Installation laufen: eine Anmeldung und eine Verwaltung statt zwei Systemen. Installiert wird es auf Ihrem Hosting, also auf dem Serverplatz Ihrer Website. Besteht noch keine Website, lässt sich beides zusammen planen; mehr dazu unter Websites und Onlineshops.

Womit wir arbeiten

Welche Technik im Einzelfall passt, ergibt sich aus Ihrer bestehenden Website und aus den Programmen, mit denen Sie Aufträge führen. Die Grundlagen bleiben dabei gleich.

Im Browser, auch am Mobiltelefon

Ihre Kunden öffnen das Portal im Browser, am Arbeitsplatz ebenso wie am Mobiltelefon. Eine App aus dem App Store oder von Google Play ist in der Regel nicht nötig, und eine Änderung am Portal gilt sofort für alle, die es aufrufen.

Ihr Hosting, Ihr Datenbestand

Das Portal wird auf Ihrem Hosting installiert. Die Daten Ihrer Kunden liegen damit bei Ihnen und nicht bei einem fremden Dienst. Welche Rechte am Quellcode auf Sie übergehen, steht im Angebot, bevor die Entwicklung beginnt; der Quellcode bleibt für andere Entwickler lesbar.

Testadresse während der Entwicklung

Jeder Zwischenstand läuft unter einer eigenen Adresse, die nur Sie und wir kennen. Dort prüfen Sie mit echten Aufträgen aus Ihrem Tagesgeschäft, ob Ihre Kunden sehen, was sie sehen sollen, und nicht mehr. Erst dann beginnt der nächste Abschnitt.

Absicherung im laufenden Betrieb

Ein Portal mit Kundendaten braucht festgelegte Zugänge und Zugriffsrechte, eine verschlüsselte Verbindung, zeitnahe Aktualisierungen und Datensicherungen, deren Wiederherstellung geprüft wird. So betreiben wir das Kundenportal von Elitech Repair. Für Ihr Portal übernehmen wir diese Arbeiten auf Wunsch im Rahmen der IT-Betreuung; wie Sicherungen eingerichtet und geprüft werden, beschreibt die Seite Datensicherung.

Referenz

Ein Kundenportal im täglichen Einsatz: im eigenen Werkstattbetrieb, aus dem Kodaro hervorgegangen ist.

Startseite von elitech-repair.at am Desktop: Kopfzeile und Bühne mit dem Reparaturangebot für Handy, Laptop, Tablet und Spielkonsole

Handyreparatur, Wien

Elitech Repair

Website, Reparaturassistent und Kundenportal

Nach der Abgabe eines Geräts verfolgt der Kunde den Stand seiner Reparatur im Kundenportal anhand seiner Auftragsnummer, von der Diagnose bis zur Fertigstellung. In der Werkstatt nachfragen muss er dafür nicht.

Das Portal läuft als Erweiterung in derselben WordPress-Installation wie die Website und der Reparaturassistent. Betrieb und Pflege der Website liegen bei uns, das Portal läuft in derselben Betreuung mit.

WordPress
Kundenportal
Reparaturassistent
Betreuung

Zur Referenz Elitech Repair

Elitech Repair ist unser eigener Betrieb. Eine Kundenstimme gibt es deshalb nicht, und Zahlen nennen wir nicht. Die Website mit dem Portal ist öffentlich erreichbar unter elitech-repair.at; was Sie dort sehen, ist der Tagesbetrieb.

Ablauf der Zusammenarbeit

Von der Anfrage bis zum laufenden Portal haben Sie es mit derselben Person zu tun, die das Portal auch entwickelt.

Ablauf aufnehmenWir sehen uns an, wie Sie Aufträge heute führen: in welcher Tabelle oder in welchem Programm der Stand steht, welche Unterlagen hin- und hergehen und an welcher Stelle Kunden nachfragen. Für Betriebe in Wien und Umgebung geschieht das vor Ort, sonst per Bildschirmfreigabe. Ein Pflichtenheft, also eine formale Anforderungsbeschreibung, brauchen Sie dafür nicht.
Einschätzung und AngebotSie erfahren, ob ein eigenes Portal sinnvoll ist oder ob ein fertiges Produkt genügt. Ob Ihr bestehendes Programm angebunden werden kann, klären wir vor dem Angebot. Darin stehen die Funktionen und ihre Kosten, aufgeteilt in Abschnitte.
Entwicklung in AbschnittenZuerst entsteht der Teil mit dem größten Nutzen, etwa die Anzeige des Auftragsstands. Jeden Zwischenstand prüfen Sie auf der Testadresse mit echten Aufträgen, bevor der nächste Abschnitt beginnt.
Einrichtung und BetriebInstallation auf Ihrem Hosting, Einschulung Ihrer Mitarbeiter vor Ort oder per Bildschirmfreigabe, Übergabe der Zugänge. Danach übernehmen wir auf Wunsch Aktualisierungen, Datensicherungen und Anpassungen; eine Bedingung ist das nicht.

Kosten und Dauer

Einen Betrag nennen wir, nachdem wir Ihren Ablauf aufgenommen haben; vorher wäre jede Zahl geraten. Was den Aufwand eines Kundenportals bestimmt, lässt sich aber schon jetzt benennen:

Zahl der Schnittstellen: Liest das Portal den Stand aus einem bestehenden Programm, bringt jede Anbindung eigene Zugänge, Datenformate und Fehlerfälle mit.
Qualität der vorhandenen Daten: Liegen Kunden und Aufträge sauber an einer Stelle vor, lassen sie sich übernehmen. Liegen sie in mehreren Tabellen mit Abweichungen, müssen sie vorher bereinigt werden.
Zahl der Nutzer und Rollen: Ein Portal, in dem nur Kunden ihren eigenen Auftrag einsehen, ist einfacher als eines, in dem Kunden, Büro und weitere Beteiligte jeweils andere Ausschnitte sehen und andere Freigaben erteilen dürfen.
Funktionsumfang: Ein Portal, das nur den Stand anzeigt, ist ein kleinerer Auftrag als eines, in dem Kunden auch Unterlagen hochladen und Freigaben geben.
Betrieb auf eigenem Hosting: Der Serverplatz Ihrer Website muss das Portal tragen. Reicht er nicht aus, nennen wir Ihnen vorab, was ein größerer Serverplatz kostet.

Zur Dauer: Das Portal entsteht in Abschnitten. Mit dem ersten Abschnitt kann es bereits in Betrieb gehen, während die weiteren entstehen. Eine Frist nennen wir, sobald der Umfang feststeht. Im Angebot sind die Abschnitte mit Umfang und Kosten getrennt aufgeführt, sodass Sie nach jedem Abschnitt entscheiden, ob der nächste folgt.

Für eine erste Einschätzung genügt eine kurze Beschreibung Ihres Ablaufs: Anfrage stellen.

Häufige Fragen

Was ist ein Kundenportal, und worin unterscheidet es sich von einem Kundenbereich auf der Website?

Ein Kundenportal ist ein geschützter Bereich, in dem sich Kunden anmelden und ihre eigenen Vorgänge abrufen: den Stand eines Auftrags, Unterlagen, Freigaben, frühere Aufträge. Als Kundenbereich auf der Website werden oft auch geschützte Seiten bezeichnet, die alle angemeldeten Kunden gleich sehen, etwa Preislisten oder Anleitungen. Ein Portal zeigt dagegen jedem Kunden seine eigenen Daten und ist mit Ihrem Ablauf verbunden. Beides kann Teil derselben Website sein.

Was kostet ein Kundenportal?

Einen Betrag nennen wir erst nach der Aufnahme Ihres Ablaufs. Den Aufwand bestimmen vor allem die Zahl der Schnittstellen zu bestehenden Programmen, die Qualität der vorhandenen Daten, die Zahl der Rollen und der Funktionsumfang, also ob das Portal nur den Stand zeigt oder auch Unterlagen und Freigaben aufnimmt. Das Angebot führt die Abschnitte getrennt nach Umfang und Kosten auf. Leistungen außerhalb des Angebots setzen wir erst nach Absprache mit Ihnen um.

Fertige Kundenportal-Software oder eigene Entwicklung?

Zuerst prüfen wir, ob ein fertiges Produkt Ihren Fall abdeckt. Bringt Ihre Branchensoftware bereits einen Kundenzugang mit oder passt eine fertige Kundenportal-Software zu Ihrem Ablauf, empfehlen wir dieses Produkt und richten es ein. Eine eigene Entwicklung lohnt sich, wenn Sie Ihren Ablauf sonst an das Produkt anpassen müssten, wenn das Portal Daten aus einem Programm zeigen soll, das kein fertiges Produkt anbindet, oder wenn es Teil Ihrer bestehenden Website sein soll. Das Ergebnis teilen wir Ihnen auch dann mit, wenn es gegen eine Entwicklung spricht.

Genügt ein WordPress-Plugin für ein Kundenportal?

Für einfache geschützte Seiten oft ja. In WordPress werden solche Kundenbereiche häufig mit Mitgliedschafts-Erweiterungen umgesetzt, die Inhalte hinter einer Anmeldung verbergen. Sollen Kunden den Stand ihres eigenen Auftrags sehen, Unterlagen zu einem bestimmten Auftrag hochladen oder Daten aus einem anderen Programm abrufen, reicht das als Faustregel nicht. Dann entsteht eine eigene Erweiterung, die in Ihrer bestehenden WordPress-Installation läuft, so wie das Kundenportal von Elitech Repair.

Sehen meine Kunden nur ihre eigenen Aufträge und Unterlagen?

Dafür sind die Rollen und Zugriffsrechte da, die zum Portal gehören. Welche Rolle welchen Ausschnitt sieht und welche Freigaben sie erteilen darf, legen wir mit Ihnen fest, bevor die Entwicklung beginnt. Auf der Testadresse prüfen Sie mit echten Fällen, ob ein Kunde nur seine eigenen Aufträge sieht. Im laufenden Betrieb gehören festgelegte Zugänge, eine verschlüsselte Verbindung und zeitnahe Aktualisierungen dazu.

Kann das Portal Daten aus meinem bestehenden Programm anzeigen?

Wenn das Programm eine Schnittstelle bietet, ja. Über sie liest das Portal etwa den Auftragsstand aus, sodass Ihre Mitarbeiter ihn nur an einer Stelle pflegen. Ob eine Anbindung möglich ist und welchen Aufwand sie verursacht, klären wir vor dem Angebot, nicht danach. Bietet das Programm keine Schnittstelle, lässt sich der Stand auch direkt im Portal pflegen.

Weiterführende Leistungen

Das Kundenportal ist einer der Fälle, die wir unter Individuelle Software zusammenfassen, neben Kalkulation, Disposition und Verwaltung. Sollen nur Daten zwischen zwei Programmen übergeben werden, ohne dass Kunden etwas davon sehen, ist eine Automatisierung der kürzere Weg. Arbeiten Ihre Mitarbeiter überwiegend unterwegs, kommt eine App mit demselben Datenbestand in Frage.

Läuft das Portal in Ihrer WordPress-Website, lässt sich seine Pflege mit der Betreuung Ihrer WordPress-Website verbinden. Wer Anfragen zunächst geordnet über die Website entgegennehmen will, beginnt mit einem Anfrageformular; ein Portal kann später daran anschließen.

Anfrage stellen

Beschreiben Sie, was Ihre Kunden im Portal sehen oder erledigen sollen und womit Sie Aufträge heute führen – Tabelle, Programm, E-Mails. Für eine erste Einschätzung genügen diese Angaben.