Automatisierungen für Betriebe in Wien und Umgebung

Wiederkehrende Arbeitsschritte laufen automatisch.

Automatisierungen übergeben Daten zwischen Programmen, legen Belege ab, lösen Meldungen aus und erzeugen Berichte. Wir richten sie einmal ein, danach laufen sie im Hintergrund – abgestimmt auf die Programme, die in Ihrem Betrieb bereits im Einsatz sind. Wir sitzen in Wien; die fertige Automatisierung läuft dort, wo Ihre Programme laufen, und damit für Betriebe in ganz Österreich.

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Typische Ausgangslagen

Bestellungen, Anfragen oder Buchungen werden von Hand aus einem Programm in das nächste übertragen.
Belege treffen per E-Mail ein und werden von Hand umbenannt, sortiert und abgelegt.
Der Eingang von Zahlungen oder Bestellungen wird regelmäßig von Hand geprüft, statt automatisch gemeldet zu werden.
Derselbe Bericht wird jede Woche aus denselben Tabellen neu zusammengestellt.

Leistungsumfang

Es kommt keine neue Plattform und keine zusätzliche Anmeldung hinzu. Wir verbinden die Programme, die in Ihrem Betrieb bereits im Einsatz sind – und jede Verbindung führt ein Protokoll über die ausgeführten Schritte.

Daten übergeben

Die Bestellung aus dem Onlineshop wird in die Warenwirtschaft übernommen, der Kontakt aus dem Formular in den Kundenstamm. Eine manuelle Übertragung oder eine Tabelle als Zwischenschritt entfällt.

Belege ablegen

Eingangsrechnungen aus dem E-Mail-Postfach werden benannt, sortiert und in der Ablage gespeichert, die Ihre Buchhaltung vorgibt. Die Ordnung richtet sich nach Ihren Vorgaben.

Meldungen auslösen

Tritt ein Ereignis ein, wird die zuständige Person benachrichtigt: Zahlungseingang, neue Buchung, Bestand unter dem Mindestwert, abgebrochener Vorgang. Die Meldung erfolgt per E-Mail oder Kurznachricht, ohne dass jemand den Stand prüfen muss.

Berichte erzeugen

Kennzahlen, die heute wöchentlich von Hand zusammengetragen werden, liegen fertig als Datei oder E-Mail vor. Die Daten stammen aus den Programmen, in denen sie ohnehin gespeichert sind.

Anbindung ohne Schnittstelle

Nicht jedes Programm bietet eine Schnittstelle, also einen vorgesehenen Zugang für andere Programme. In diesem Fall lesen wir Exporte ein, überwachen Ordner oder werten E-Mails aus – wo eine Schnittstelle vorhanden ist, nutzen wir sie direkt.

Protokoll und Fehlerfall

Jede Automatisierung protokolliert die ausgeführten Schritte. Schlägt ein Schritt fehl, wird dies gemeldet; der Ablauf läuft nicht unbemerkt weiter.

Für wen

Automatisierungen sind für kleine Betriebe gedacht, in denen dieselben Angaben mehrmals am Tag von einem Programm in das nächste wandern und niemand dafür eine eigene IT-Abteilung hat. Die Beispiele zeigen, in welchen Bereichen das üblicherweise vorkommt; es sind Beispiele nach Tätigkeit, keine Kundennamen.

Auftragsannahme: Eine Anfrage aus dem Formular, eine Buchung oder eine Bestellung wird als Auftrag angelegt, die Auftragsbestätigung geht an den Kunden, die zuständige Person erhält eine Meldung. Der Auslöser kann auch eine App sein, mit der Mitarbeiter Aufträge vor Ort erfassen.
Buchhaltung und Belege: Eingangsrechnungen aus dem E-Mail-Postfach und Ausgangsrechnungen aus der Fakturierung landen benannt und sortiert in der Ablage, die Ihre Steuerberatung vorgibt. Ein Onlineshop mit Übergabe an die Buchhaltung gehört in dieselbe Reihe.
Lager und Bestellungen: Fällt der Bestand eines Artikels unter den Mindestwert, wird eine Bestellung vorbereitet oder eine Meldung versendet. Wareneingänge werden aus dem Lieferschein übernommen, statt abgetippt zu werden.
Berichte für die Geschäftsführung: Umsatz, offene Posten, Auslastung oder Bestände liegen zu einem festen Zeitpunkt als Datei oder E-Mail vor, zusammengestellt aus den Programmen, in denen die Zahlen ohnehin entstehen.

Nicht geeignet ist das Angebot für Abläufe, die selten vorkommen oder bei denen jeder Vorgang eine Beurteilung erfordert. Dort bleibt die manuelle Bearbeitung der kürzere Weg, und wir sagen das in der Einschätzung auch so.

Womit wir arbeiten

Welche Technik zum Einsatz kommt, hängt davon ab, was die beteiligten Programme anbieten. Wir wählen den Weg, der mit den vorhandenen Zugängen auskommt, und nennen ihn in der Einschätzung.

Anbindung der Programme

Schnittstellen: Bietet ein Programm einen vorgesehenen Zugang, lesen und schreiben wir direkt darüber. Dieser Weg ist stabil und der erste, den wir prüfen.
Exporte: Viele Programme ohne Schnittstelle erzeugen Tabellen oder Dateien. Wir lesen diese Exporte zu festen Zeitpunkten ein und verarbeiten sie weiter.
Ordnerüberwachung: Ein Ordner auf Ihrem Server oder in Ihrer gemeinsamen Dateiablage wird beobachtet. Jede neue Datei stößt den nächsten Schritt an.
E-Mail-Auswertung: Ein Postfach wird gelesen, Anhänge und Inhalte werden nach festen Regeln erkannt und weitergegeben. So werden Belege und Bestellungen erfasst, die nur per E-Mail eintreffen.

Eigene Entwicklung auf Ihrem Hosting

Wir entwickeln Automatisierungen selbst und betreiben sie auf Ihrem Hosting, also dem Serverplatz Ihrer Website, oder auf einem Server in Ihrem Betrieb. Ihre Daten verlassen diesen Ort nicht, und es entsteht keine laufende Gebühr je ausgeführtem Vorgang. Der Quelltext gehört Ihnen.

Fertige Werkzeuge wie Zapier oder Make bleiben eine Möglichkeit, wenn beide Programme dort bereits angebunden sind und der Ablauf ohne Ausnahmen auskommt. Wir sagen Ihnen, wann das genügt, und richten es auf Wunsch ein. Sobald ein Programm ohne fertige Anbindung im Spiel ist oder Regeln mit Sonderfällen gelten, ist die eigene Entwicklung der verlässlichere Weg.

Vor Ort und aus der Ferne

Der erste Schritt ist das Erfassen des heutigen Ablaufs, und dafür ist es hilfreich, Ihnen bei der Arbeit zuzusehen. Mit Betrieben in Wien und Umgebung, dazu zählen wir die angrenzenden Gemeinden Niederösterreichs, erledigen wir das auf Wunsch vor Ort. Sonst geschieht es per Bildschirmfreigabe: Sie zeigen uns Ihren Bildschirm über das Internet und führen den Ablauf mit echten Daten vor.

Alles Weitere ist ortsunabhängig. Die Automatisierung läuft auf Ihrem Hosting oder Ihrem Server, das Protokoll lesen wir aus der Ferne, und Anpassungen spielen wir per Fernzugriff ein. Für einen Betrieb in Graz, Linz oder Salzburg ändert sich damit nichts am Ergebnis und nichts am Aufwand.

Ablauf der Zusammenarbeit

Zuerst erfassen wir den bestehenden Ablauf. Dann prüfen wir, ob eine Automatisierung wirtschaftlich ist. Erst danach beginnt die Umsetzung.

Ablauf erfassenSie zeigen uns den heutigen Ablauf anhand echter Daten. Wir klären, welche Regeln feststehen und wo Ausnahmen auftreten.
EinschätzungWir benennen, welche Schritte sich automatisieren lassen und welche von Hand bleiben sollten – und ob ein fertiges Werkzeug ausreicht. Anschließend nennen wir Ihnen einen Preis.
Umsetzung und ProbelaufDie Automatisierung läuft zunächst parallel zum bisherigen Handbetrieb. Erst wenn beide Wege dasselbe Ergebnis liefern, wird umgestellt.
BetriebDie Automatisierung läuft im Hintergrund und führt ein Protokoll. Ändert ein angebundenes Programm seine Schnittstelle, passen wir die Verbindung an.

Kosten und Dauer

Einen Betrag nennen wir nach dem Erfassen des Ablaufs, weil der Aufwand von den beteiligten Programmen abhängt und nicht von einem Paket. Vier Faktoren bestimmen ihn:

Zahl der Programme: Jedes Programm, das Daten liefert oder empfängt, ist eine eigene Anbindung mit eigenen Prüfungen. Zwei Programme sind der einfache Fall; jedes weitere fügt Arbeit hinzu.
Vorhandene Schnittstellen: Ein Programm mit Schnittstelle ist in kurzer Zeit angebunden. Fehlt sie, muss der Weg über Exporte, Ordner oder E-Mails gebaut und gegen Abweichungen abgesichert werden, und das kostet mehr Zeit.
Datenqualität: Kundennummern, die in beiden Programmen gleich lauten, lassen sich ohne Umweg zuordnen. Unterschiedliche Schreibweisen, doppelte Einträge oder leere Pflichtfelder müssen vorher bereinigt oder von der Automatisierung abgefangen werden.
Ausnahmen: Ein Ablauf, der in jedem Fall gleich verläuft, ist rasch umgesetzt. Jede Sonderregel, etwa für bestimmte Kunden oder Beträge, muss beschrieben, eingebaut und im Probelauf geprüft werden.

Zur Dauer: Der Probelauf läuft parallel zum bisherigen Handbetrieb, bis beide Wege über einen sinnvollen Zeitraum dasselbe Ergebnis liefern. Diese Zeit ist Teil des Zeitrahmens, den wir nach der Einschätzung nennen, und sie hängt davon ab, wie oft der Ablauf vorkommt: Ein täglicher Vorgang ist in wenigen Tagen geprüft, ein monatlicher benötigt mindestens einen Durchgang. Laufende Kosten entstehen nur, wenn Sie die Betreuung der Automatisierung an uns übergeben oder ein angebundener Anbieter seine Schnittstelle ändert.

Referenz

Bei GLOBALANE, einem Chauffeurservice in Wien, ist ein automatisierter Schritt Teil des Buchungsablaufs auf der Website: Der Fahrgast gibt seine Flugnummer ein, die Landezeit wird abgefragt, und daraus entsteht die Abholzeit, die in der Buchung landet. Niemand im Betrieb muss dafür einen Flugplan nachsehen oder eine Zeit von Hand eintragen. Der Schritt zeigt, wie eine Automatisierung aussieht, wenn sie in einen bestehenden Ablauf eingebettet ist: ein Auslöser, eine Abfrage, ein Ergebnis an der richtigen Stelle. Wie die Website und der Fixpreisrechner insgesamt entstanden sind, lesen Sie auf der Referenzseite: Abholzeit aus der Flugnummer bei GLOBALANE

Häufige Fragen

Was kostet eine Automatisierung?

Der Preis richtet sich nach der Zahl der beteiligten Programme, dem Vorhandensein von Schnittstellen und der Qualität der Daten. Ein Formular, das in den Kundenstamm schreibt, verursacht einen anderen Aufwand als eine Warenwirtschaft ohne Schnittstelle. Wir sehen uns den Ablauf an und nennen Ihnen vor Beginn einen Betrag. Ist eine Automatisierung nicht wirtschaftlich, teilen wir Ihnen das mit.

Genügt ein fertiges Werkzeug wie Zapier oder Make?

In vielen Fällen ja, und dann empfehlen wir das. Für einfache, geradlinige Abläufe zwischen verbreiteten Cloud-Diensten, also Programmen, die beim Anbieter im Internet laufen, sind diese Werkzeuge geeignet. Ihre Grenzen liegen dort, wo ein Programm keine fertige Anbindung bietet oder wo Regeln Ausnahmen erfordern. Dasselbe gilt, wenn Ihre Daten nicht über fremde Server laufen sollen oder die Abrechnung je Vorgang teurer wird als die ersetzte Arbeit. Dann entwickeln wir die Automatisierung selbst, und sie gehört Ihnen.

Wie lange dauert die Einführung einer Automatisierung?

Die Dauer hängt von den beteiligten Programmen ab. Bieten beide Seiten eine Schnittstelle, ist die Einführung kurz. Fehlt einem Programm die Schnittstelle und muss der Weg über Exporte, Dateien oder E-Mails aufgebaut werden, dauert es länger. Nach der ersten Durchsicht nennen wir Ihnen einen Zeitrahmen. Der Handbetrieb wird erst abgestellt, wenn der Probelauf fehlerfrei abgeschlossen ist.

Was geschieht bei einem Fehler oder wenn sich ein Programm ändert?

Jede Automatisierung protokolliert ihre Schritte und meldet, wenn ein Schritt fehlschlägt. Kein Ablauf läuft unbemerkt weiter und erzeugt fehlerhafte Daten. Ändert ein Anbieter seine Schnittstelle, muss die Verbindung angepasst werden – das gilt für jede Automatisierung, auch für fertige Werkzeuge. Für diese Anpassungen stehen wir zur Verfügung, fallweise oder im Rahmen der IT-Betreuung.

Welche Aufgaben lassen sich automatisieren und welche nicht?

Geeignet sind Aufgaben, die sich wiederholen, festen Regeln folgen und keine Entscheidung erfordern: Daten übertragen, Dateien ablegen, Meldungen versenden, Berichte zusammenstellen. Nicht geeignet sind Aufgaben, die eine Beurteilung erfordern, häufig Ausnahmen aufweisen oder selten vorkommen. Dort ist die manuelle Bearbeitung schneller, und die Automatisierung würde mehr Pflege erfordern, als sie einspart.

Brauche ich dafür neue Software?

Nein. Eine Automatisierung verbindet die Programme, die in Ihrem Betrieb bereits im Einsatz sind: die Warenwirtschaft, das Buchhaltungsprogramm, das E-Mail-Postfach, den Onlineshop. Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter in den gewohnten Oberflächen; nur die Übertragung dazwischen entfällt. Ein neues Programm wird erst dann Thema, wenn ein Ablauf heute gar nicht abgebildet ist. Dann ist das keine Automatisierung mehr, sondern individuelle Software, und wir sagen Ihnen das vorab.

Wo läuft die Automatisierung?

Auf Ihrem Hosting oder auf einem Server in Ihrem Betrieb, je nachdem, wo die angebundenen Programme erreichbar sind. Ihre Daten laufen nicht über fremde Server und nicht über eine Plattform eines Drittanbieters, für die eine eigene Anmeldung und eine Abrechnung je Vorgang anfallen würden. Der Quelltext liegt bei Ihnen, und das Protokoll der ausgeführten Schritte ebenfalls. Bei einem Wechsel des Hostings zieht die Automatisierung mit um.

Arbeiten Sie auch für Betriebe außerhalb von Wien?

Ja. Nur das Erfassen des Ablaufs zu Beginn findet auf Wunsch vor Ort statt, und das bieten wir Betrieben in Wien und Umgebung an. Per Bildschirmfreigabe erfassen wir den Ablauf mit Betrieben in ganz Österreich in gleicher Weise. Umsetzung, Probelauf und Betrieb sind ortsunabhängig, weil die Automatisierung auf Ihrem Hosting läuft und wir per Fernzugriff darauf zugreifen. Die Person, die den Ablauf erfasst, setzt ihn auch um.

Angrenzende Leistungen

In manchen Fällen fehlt nicht die Verbindung, sondern das Programm dazwischen. Dann wird aus der Automatisierung individuelle Software. Sollen die Abläufe laufen, ohne dass Sie sich um Server, Aktualisierungen und Datensicherungen kümmern, übernimmt das die IT-Betreuung. Beginnt der Ablauf mit einer Anfrage oder Bestellung über die eigene Website, gehört die Automatisierung von Anfang an zur Planung von Website oder Onlineshop.

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Beschreiben Sie, welcher Arbeitsschritt sich in Ihrem Betrieb wiederholt und zwischen welchen Programmen er stattfindet. Für eine erste Einschätzung genügen diese Angaben.